Tramitación electrónica en el Ayuntamiento de la Eliana.

Las áreas de Intervención e Informática del Ayuntamiento de L’Eliana pusieron en marcha el pasado año 2005 un sistema que permite realizar trámites utilizando soportes electrónicos con firma electrónica.

El proyecto se inició con una serie de pruebas piloto utilizando para la firma las aplicaciones de correo (Microsoft Outlook y Outlook Express) y como soporte de la tramitación una base de datos Microsoft Access. Este planteamiento inicial sirvió para plantear los prerrequisitos de la aplicación de tramitación actual y que son:

Accesible con navegador web.
Segura (Solo permite accesos autorizados y transmisión de datos cifrados por Internet).
Multitrámite.
Sencilla (Incluye guías para el usuario en la tramitación).
Trazable (Recoge un registro de transacciones).

En mayo de 2004 el Ayuntamiento de L’Eliana firmó el convenio para la prestación de servicios de certificación electrónica con la Generalitat Valenciana. A través de este convenio la Autoridad de Certificación de la Comunitat Valenciana (ACCV) proporciona servicios de certificación electrónica en el Punto de Registro de Usuario ubicado en el propio Ayuntamiento y ofrece los servicios de consultoría técnica para el desarrollo de proyectos de Administración Electrónica.

Para el desarrollo de la aplicación, basada en el análisis inicial y los prerrequisitos, se contó con la colaboración de la ACCV y de Bermanet (http://www.bemarnet.es), una empresa local dedicada a la web municipal previamente. Fruto de este trabajo se creó e-firma, una aplicación web desarrollada con software libre (php,java) y las librerías criptográficas proporcionadas por la ACCV (IDEAS, CRIPTOLIB etc.) y que utiliza como base de datos POSTGRESQL.

A la aplicación se accede desde http://e-firma.leliana.es y tiene 3 grandes áreas:

Auxiliares: Se determinan los trámites, mediante la definición de operaciones y estados. Cada operación puede estar firmada o no.
Usuarios: Se definen los usuarios autorizados y los permisos (operaciones permitidas) sobre los trámites.
Trámites: Es la parte de gestión, en la que se realizarán las operaciones sobre los trámites definidos.

Con esta aplicación se empezó a trabajar el año 2005, definiendo el procedimiento de propuestas de gasto. Es muy sencillo implementar un procedimiento en el sistema ya que simplemente hay que:

1. Dar de alta el trámite (consignar la descripción, el ejercicio activo y el estado de cancelación).

2. Definir los estados en los que puede estar el trámite.

3. Definir las operaciones en las que especificaremos el estado anterior y el nuevo estado y si la operación requiere firma.

4. Autorizamos las operaciones que puede realizar cada usuario.

Desde la propia pantalla de tramitación se puede dar de alta nuevos trámites, realizar las operaciones pendientes o bien realizar búsquedas. La aplicación permite añadir documentos en cualquier fase de la tramitación. En el trámite de Propuestas de Gasto, se utiliza para almacenar las facturas, quedando adjuntas al proceso de gasto.

Durante el ejercicio correspondiente al año 2005 se llevaron a cabo cerca de 600 procedimientos de aprobación de gasto sin utilización de papel. En abril de 2006 se han realizado aproximadamente 200 Propuestas tramitadas y se está pensando implantar otros procedimientos como la solicitud de informes al Área de Intervención.